Le siège social est l’adresse administrative d’une entreprise. Il est important de bien connaître les démarches liées à son changement, notamment en ce qui concerne l’extrait KBIS. C’est pourquoi nous vous proposons un tour d’horizon complet pour comprendre ce document indispensable et la procédure à suivre en cas de modification de l’adresse du siège.
Qu’est-ce que l’extrait KBIS ?
L’extrait KBIS est un document officiel délivré par le greffe du tribunal de commerce. Il atteste de l’existence juridique d’une entreprise et constitue sa véritable « carte d’identité ». Il regroupe des informations essentielles sur la société, telles que :
- Sa dénomination sociale
- Sa forme juridique (SARL, SAS, etc.)
- Son numéro d’immatriculation au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés)
- Son code APE / NAF (activité principale exercée)
- Son adresse de siège social
- La durée de vie de l’entreprise
- Les informations sur ses dirigeants, commissaires aux comptes, etc.
Ainsi, l’extrait KBIS permet de prouver la légalité et la conformité d’une entreprise auprès des tiers (clients, fournisseurs, banques, administrations, etc.). Il peut être demandé lors de différentes démarches administratives ou commerciales.
Changement de siège social : pourquoi et comment ?
Le changement de siège social peut être motivé par plusieurs raisons :
- La recherche d’une meilleure visibilité ou d’un emplacement plus adapté à l’activité
- L’évolution de la taille de l’entreprise (augmentation ou réduction des effectifs, besoin d’espace supplémentaire pour stocker des marchandises, etc.)
- La volonté de réduire les coûts (loyers moins élevés dans une autre ville ou un autre quartier)
- Les besoins en termes de développement local, régional ou international.
Pour procéder au changement de siège social, il est nécessaire de suivre plusieurs étapes :
- Réaliser une assemblée générale extraordinaire (AGE) des associés ou actionnaires afin d’approuver le changement de siège social
- Modifier les statuts de l’entreprise pour y inscrire la nouvelle adresse du siège social
- Déposer le dossier complet au greffe du tribunal de commerce compétent (celui du lieu du nouveau siège), comprenant notamment les statuts modifiés, le procès-verbal de l’AGE et le formulaire M2 dûment complété
- Payer les frais de greffe, qui varient selon la forme juridique de l’entreprise et le type de dépôt (papier ou électronique)
Une fois ces démarches réalisées, le greffe procède à l’inscription du changement de siège social au RCS et délivre un nouvel extrait KBIS.
Mise à jour de l’extrait KBIS suite au changement de siège social
Après le changement de siège social, il est important de mettre à jour l’extrait KBIS pour refléter les nouvelles informations. En effet, ce document fait foi auprès des tiers et doit donc être à jour pour éviter toute contestation ou difficulté lors des démarches administratives ou commerciales.
La mise à jour de l’extrait KBIS est automatique lors du dépôt du dossier au greffe du tribunal de commerce. Le greffe se charge d’inscrire le nouveau siège social au RCS et d’émettre un nouvel extrait KBIS avec les informations actualisées.
Pour récupérer ce nouvel extrait, vous pouvez vous rendre sur le site officiel Infogreffe ou passer par un intermédiaire habilité. Notez que la demande d’un extrait KBIS engendre des frais, généralement compris entre 3 et 5 euros selon les modalités (format papier ou électronique).
Conclusion : ne négligez pas l’extrait KBIS lors d’un changement de siège social
Pour conclure, le changement de siège social est une démarche importante pour les entreprises et doit être réalisée dans les règles de l’art. L’extrait KBIS est un document clé pour prouver l’existence et la conformité d’une société auprès des tiers.
Il est donc essentiel de mettre à jour cet extrait suite à un changement de siège social afin d’éviter tout litige ou problème lors des démarches administratives ou commerciales. N’oubliez pas que cette mise à jour est automatique lors du dépôt du dossier au greffe, mais nécessite toutefois de récupérer le nouvel extrait KBIS pour en disposer en cas de besoin.
En suivant ces conseils, vous serez en mesure d’anticiper et gérer au mieux le changement de siège social de votre entreprise, tout en maintenant à jour son extrait KBIS.