Les fournitures notariales sont un aspect essentiel pour atteindre l’objectif d’affaires des notaires. Elles doivent être vérifiées avec leur barreau sur les exigences spécifiques. Alors que les fournitures de base du notaire sont généralement le sceau et le journal de bord, mais chaque pays a sa propre réglementation.
Cachet ou sceau notarial
Un cachet ou un sceau notarial est utilisé pour authentifier un document. Selon le pays, les règles qui s’appliquent dépendent de ce que dit la loi au sujet des sceaux. Dans certains cas, il se peut que le notaire doive envoyer ou vérifier sa certification notariale afin de recevoir ses sceaux. Les deux outils les plus importants pour chaque notaire sont le tampon auto-encreur et le sceau à embosser en métal. Le cachet du notaire qui contient les informations actuelles de son mandat notarial sera apposé sur tous les documents notariés. Le gaufreur de métal notarial fait l’impression en relief contenant les informations du notaire sur un document. Il est souvent requis pour certains documents utilisés dans des affaires officielles ou des transactions étrangères. En outre, un bon notaire est également muni des formulaires d’actes non-remplis en langues étrangères. Ils seront utiles lorsque le notaire se présente devant un client qui a besoin des actes notariés en langues différentes.
Journal ou registre notarial
Le registre est également connu sous le nom de journal des actes notariés. Il s’agit d’un registre de base de tous les actes officiels et importants qu’un notaire a accompli. Pour enregistrer les actes notariés, il est de bonne pratique notariale de tenir un registre ou un journal notarial. Il peut y consigner l’historique de chaque acte notarié accompli par le notaire, ainsi que les honoraires qui lui ont été facturés. Un notaire doit aussi avoir un dispositif sans encre pour prendre l’empreinte du pouce droit du signataire. Cette empreinte doit être ajoutée au registre du journal du notaire. L’inscription et l’empreinte dans le registre constituent une excellente preuve de la transaction notariale correctement exécutée. Ils sont utiles au cas où des questions se poseraient plus tard sur ce qui s’est passé.
Assurance notariale et l’abécédaire des lois
Pour leur protéger, il est recommandé de souscrire une assurance “erreurs et omissions” en cas d’erreurs involontaires lors d’une transaction notariale. L’assurance notariale, appelée “erreurs et omissions”, et l’abécédaire de la loi sont des fournitures facultatives du notaire public. Mais ceux sont très bénéfiques. L’assurance a pour but de protéger le notaire et couvre certaines des choses que le cautionnement du notaire ne couvre pas. L’abécédaire des lois n’est qu’un moyen de leur tenir au courant des lois dans leur pays. Il leur permet de suivre les changements apportés aux lois existantes ou les ajouts aux nouvelles lois que leur pays pourrait adopter.
Comment choisir son tampon encreur notaire ?
En tant que notaire, nous venons de vous le dire, vous aurez besoin d’un sceau notarial. Cela signifie que vous devrez avoir un tampon encreur pour la profession de notaire qui soit de forme ronde. Maintenant, ce tampon peut être aussi bien en bois que fabriqué avec une monture automatique.
Même si le bois a un côté prestigieux, nous vous conseillons plutôt le second modèle. En effet, il présente plusieurs avantages :
- l’encre ne va pas sécher
- vous ne chercherez pas l’encreur
- il est plus rapide à manipuler
Étant donné que vous devrez identifier vos documents avec toutes les coordonnées de l’office notariale (nom, adresse et numéro de téléphone, voire mail), ce choix est vraiment le plus judicieux.
En plus de ce tampon, vous pouvez aussi avoir besoin d’autres types de tampons. Vous pouvez notamment avoir besoin de dater au quotidien vos documents. Dans ce cas, le tampon dateur peut vous éviter des erreurs. Les tampons “certifié conforme à l’original” ou encore “confidentiel” ont aussi leur place sur le bureau d’un notaire. Pour ces derniers, si vous n’avez pas une utilisation intensive, vous pouvez les choisir en bois et les installer sur un support.